RPAツールを選ぶ際のポイントは、

・導入形態とライセンス形態

・自動化したい業務への対応

・シナリオ設計の容易さ

・カスタマイズ性

・管理・運用のしやすさ

の5点です。

クラウド型やデスクトップ型などの導入形態やライセンスが自社に適しているか、自動化したい業務に対応できるかを確認しましょう。専門知識不要で直感的にシナリオ作成が可能なツールは業務負担を軽減します。汎用型や特化型の中で、自社の特殊な業務やワークフローに合わせたカスタマイズ性も重要です。また、メンテナンスやトラブル対応がスムーズな管理のしやすさを重視し、セキュリティ機能やサポート体制の充実も比較ポイントです。

RPAツールの価格・費用相場は、導入形態によって大きく異なります。クラウド型RPAツールは月額制や年額制のサブスクリプションが一般的で、費用相場は初期費用が無料から数万円程、月額料金は5万円から20万円程です。

一方、サーバー型やデスクトップ型RPAツールの費用相場は、初期費用が25万円から100万円程、月額料金は5万円程です。特にサーバー型（オンプレミス型）は初期費用が高くなる傾向がありますが、長期的な利用を考慮すると企業によっては費用対効果が高いケースがあります。

RPAツールは業務の規模や自動化範囲に応じた料金プランを用意しているサービスも多いです。また、サポートのレベルによって、サポート料金が変わるサービスも存在するため、事前に確認しましょう。

RPAツールのメリットは、単純作業や定型業務を自動化することで人件費を削減できる点です。人手不足の企業に特におすすめで、少ない人材で効率的に業務を進められます。

また、従業員を付加価値の高い業務にシフトさせることができ、生産性向上や業務スピードの改善にも寄与します。

RPAツールのデメリットは、あらかじめ設定されたルールに基づいた動作しかできないことです。業務フローが変更された場合や例外処理が発生した場合には、シナリオの再設計が必要となります。

そのため、RPAはルーチンワークや定型業務に適しており、柔軟な対応が必要な業務には限界があります。

RPAツールの導入手順は、まず自動化の対象となる業務を棚卸しして優先順位をつけ、業務フローを詳細に分析することが重要です。次に、選定した業務に基づいてRPAツールのシナリオを設計します。その後、RPAツールを設定し、導入前にテストを実施してシナリオが正確に機能するか確認します。

運用開始後は、定期的にシナリオの最適化を行い、変化する業務内容に最適化していきます。RPAツール導入の過程では、運用担当者の教育や運用ルールの整備も成功のカギとなります。

RPAツールの基本機能として、繰り返し作業の自動化やデータの抽出・入力、ファイルやアプリケーション間の連携があります。スケジュール機能があれば自動化のタイミングを設定でき、複数の業務を並行して処理することが可能です。

エラー発生時の通知機能や実行結果を記録するログ機能は、業務進捗の確認やトラブル対応に役立ちます。さらに、レコード機能では操作を記録でき、同じ操作を再現するシナリオを作成をしたい企業におすすめ。トリガー機能は、特定の条件が満たされた際に自動で処理を開始する機能で、リアルタイムな業務対応が可能です。

RPAツール、AI、VBAはそれぞれ業務自動化を実現できる技術ですが、役割や特性には違いがあります。RPAは、定型的な業務をシナリオベースで自動化するツールで、複雑なプログラミングを必要とせず、直感的な操作で利用できる点が特徴。

一方、AIはRPAツールのような自動化ができることに加え、データ分析や学習機能を持ち、判断や予測を行うことが可能です。RPAツールはルールに基づいた業務しかできませんが、AIは判断ができることが大きな違いです。

また、VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Officeで利用されるプログラミング言語のこと。RPAツールとの違いは、VBAを使うにはプログラミングの知識が必要となることと、自動化はマイクロソフトのソフトウェア内に限定されることです。RPAツールは、VBAと比べて汎用性が高く、さまざまな業務ツールやシステムに対応する点が強みです。

RPAツールは、主に定型的で繰り返しの多い業務を自動化するのに適しています。具体的には、データ入力や集計、メールの自動送信、ファイルの整理や移動、定期的なレポート作成などが挙げられます。また、ERPやCRMといった複数のシステム間でのデータ連携や更新、ウェブサイトのスクレイピングなど、システムの垣根を越えた業務自動化にも対応可能です。これらの業務はルールが明確で手順が決まっているため、RPAによる効率化が非常に有効です。

一方で、複雑な判断が必要な業務や、柔軟な対応が求められる業務の自動化には限界があります。例えば、顧客対応やクリエイティブな作業、突発的なトラブルに対する判断など、状況に応じてアクションを変更する必要がある業務には対応できません。また、曖昧なデータや非構造化データの処理も苦手とするため、AIや人間のサポートが必要になる場面が多いです。

RPAツールは外部システムと連携することで業務効率化をさらに推進します。CRMやSFAとの連携では顧客データの自動更新や履歴記録が可能となり、営業チームの手作業を削減し顧客対応に集中できます。ERPとの連携では発注処理や在庫管理を自動化し、経理や物流部門の効率向上に寄与します。

勤怠管理システムと連携すれば、勤怠データの自動集計により給与計算がスムーズになり、人事担当者の負担を軽減できます。また、チャットボット連携により問い合わせ対応を自動化でき、カスタマーサポートや社内対応の負担も削減可能です。これらの連携により、各部署は手作業から解放され、重要な業務にリソースを集中できるようになります。

MM総研の「RPA国内利用動向調査 2022」によると、RPAツールの導入率は年商50億円以上の企業で45％、年商50億円未満で12％という結果でした。早い段階でRPAツールを導入した企業の方が、より幅広くRPAツールを活用していることが分かります。

また、RPAツール市場では、いくつかの製品が主導的なシェアを占めています。特に、2010年にNTTの研究所で生まれた純国産RPAツール「WinActor（ウインアクター）」は、導入企業数8,000社以上を誇ります。金融業から物流・小売業と幅広い分野で高い評価を受け、国内シェアNo.1（※）のRPAツールです。日本企業特有の条件・業務プロセスにも対応し、シナリオも作りやすいことが特徴。企業独自のシステムやツールにも柔軟に対応可能です。

「RoboTANGO（ロボタンゴ）」は、中小企業600社以上の導入実績を持つ、国産デスクトップ型RPAツール。1ライセンスで複数台のパソコンにインストール可能なことが強み。誰でも簡単に作成できる操作性と、低価格なこともシェア数が多い理由です。

※「WinActor」公式サイトを参照。

RPAツールが必要とされる背景には、労働力不足、デジタル化の進展、業務システムの複雑化といった企業の課題があります。少子高齢化に伴う人材不足では、単純作業を自動化し効率を向上させる役割が求められています。

デジタル化により正確なデータ処理が必要とされる中、RPAツールはヒューマンエラーを防ぎ、信頼性の高い業務遂行を可能にします。さらに、ERPやSaaSの乱立によるシステム間作業の煩雑化も解消し、データ連携の自動化で作業時間とコストを削減します。このようにRPAツールを使うことで、業務効率と生産性が向上し、従業員の負担軽減とコスト削減も実現可能です。